AMAÇ VE MUHATABI BELİRLEME
- Mektubun yazılış amacı ve bir muhatabı mutlaka olmalıdır. Amaçsız ve muhatapsız bir mektup veya e-posta yazılamaz.
İÇERİĞİ BELİRLEME
- Amacı belirlenmiş mektup/e-postanın içeriği amaca uygun olmalıdır.
- Hitap İfadesini Yazma
- Muhatabınızın durumuna göre saygılı, ciddi veya samimi bir hitap ifadesi kullanın. Mektup/e-postaya hitapsız başlamayın.
KENDİNİ TANITMA (ilk defa yazışma yapılıyorsa)
- Mektup/e-postaya eğer ilk defa yazdığınız birisiyle kendinizi kısa, net bir şekilde tanıtarak başlamalısınız.
İÇERİĞİ YAZMA
- İçerik konuya göre giriş, gelişme, sonuç bölümleri belirlenmelidir.
- Giriş Bölümü: Bu bölümde mektubu yazma nedeni kısaca belirtilmelidir. Daha önce gelen bir mektuba cevap veriliyor veya ilk defa mektup yazılıyorsa nedeni belirtilmelidir. Giriş bölümü hitap bölümünden sonra bir satır aşağı inerek paragraf başından yazmaya başlanır.
- Gelişme Bölümü: Giriş bölü ünden sona bir satır alta inerek yazılır. Mektubun yazılma nedeninin gerçekleştiği bölümdür. Giriş bölümünde kısaca ifade edilen nedenler burada detaylı yazılır.
- Sonuç Bölümü: Gelişme bölümünden sona bir satır alta inerek yazılır. Bu bölümde sevgi ve saygı ifadelerine, iyi dileklere ve selamlara yer verilir.
SELAM/SEVGİ/SAYGI İFADESİ KULLANMA
- Mektubun bitişinde muhatabın durumuna göre sevgi, saygı ifadesi kullanma nezaket gereğidir.
- Selam, sevgi, saygı ifadesi kullanılmayan bir mektupla-posta tamamlanmış sayılmaz.
AD-SOYAD, TARİH, İMZA, ADRES YAZMA
- Mektupta ad-soyad dilekçede olduğu gibi sağ alt tarafa yazılır.
- İmzasız mektup yazılmaz, gönderilmez.
- İmza ismin üstüne atılır.
- Mektuplarda mektubun yazıldığı tarih hitap satırıyla aynı hizada sağa dayalı olarak yazılır.
- Adres sol ait tara açık, anlaşılır ve tam bir şekilde yazılmalıdır.
- Yazılan adres geçerli ve ulaşılabilir olmalıdır.
DİL, YAZIM VE NOKTALAMA HATALARINI DÜZELTME
- Mektup/e-posta yazımı bittikten sonra yazım ve noktalama bakımından kontrol edilmelidir
- Anlatımda herhangi bir bozukluk, düşüklük varsa bunlar düzeltilmelidir.
- Yazım ve noktalamadan emin olunmadan mektup/e-posta gönderilmemelidir.
MEKTUBU/E-POSTAYI GÖNDERME
- Zarfın sol üst köşesine gönderenin adı soyadı ve hemen altına gönderenin adresi yazılır.
- Zarfın sağ alt köşesinde ise mektubu alacak olan kişinin adı ve soyadı yazıldıktan sonra yine hemen altına söz konusu kişinin adresi yazılır.
- Yazının lam olarak zarfın üstüne sığması gerekir.
- Alıcının adresi yazılırken posta kodu da belirtilmelidir.
- Eğer pul kullanılacaksa (posta gönderim ücretinin ödendiğine dair) pul zarfın sağ üst köşesine yapıştırılır.
- Mektup zarfa sığacak şekilde katlanıp zarfa yerleştirilmelidir.
- Geriye sadece mektubu en yakın postaneye götürmek kalıyor.
- E-postalar ilgili servis sağlayıcıların yönlendirmelerine göre gönderilmelidir.
